В Съвместната декларация относно Конференцията за бъдещото на Европа е предвидено организирането на европейски граждански панели. В допълнение, съгласно Съвместната декларация: „Всяка държава членка и институция може да организира допълнителни прояви в зависимост от националните или институционалните си характеристики и да допринесе за конференцията по други начини, например чрез национални граждански панели или тематични събития, на които се обсъждат събраните от различните панели мнения.“ В Съвместната декларация се посочва, че „Събитията на национално и европейско ниво в рамките на конференцията ще бъдат организирани според набор от принципи и минимални критерии в съответствие с ценностите на ЕС, който ще бъде определен от структурите на конференцията.“
В този контекст организаторите на събития следва да приемат Хартата на конференцията, а участниците трябва да я съблюдават.
Указанията, описани по-долу, са вдъхновени от принципите за добро разискване, по-специално дефинирани в ОИСР доклад, в който са прегледани стотици казуси с процеси на разискване и, който има за цел да помогне на държавите членки, които възнамеряват да организират граждански панели на национално, регионално или местно ниво.
Забележка: Национални събития, различни от граждански панели, следва да се организират в съответствие с целта и принципите на конференцията по открит, прозрачен и приобщаващ начин. Конкретни указания за това как да се организират такива събития има на разположение под формата на ръководства на многоезичната дигитална платформа и по-специално Ръководството стъпка по стъпка за организаторите на прояви . В документа са дадени примери за формати на събития, които може да вдъхновят и насочат избора на държавите членки. На платформата има и конкретни указания за това как събитията да бъдат приобщаващи.
1) Цел
Панелите следва да имат ясна цел и задача: „целта следва да бъде очертана като ясна задача и да бъде свързана с определен обществен проблем. Тя се формулира неутрално като въпрос на ясен език.“ Ролята на гражданите и влиянието на техния принос трябва да бъдат ясни. Трябва да се правят препратки към цялостния процес на Конференцията за бъдещето на Европа.
На многоезичната дигитална платформа на Конференцията за бъдещето на Европа са дадени предложения за теми, като държавите членки могат да изберат всяка тема, свързана с Европейския съюз, която преценят като важна. Съгласно Съвместната декларация относно Конференцията за бъдещето на Европа, обхватът на конференцията следва да отговаря на областите, в които Европейският съюз има правомощия за действие или в които действията на Европейския съюз биха били в полза на европейските граждани. Крайната цел на панелите е да дадат колективни препоръки по конкретни теми, свързани с бъдещето на Европа.
2) Последващи действия
“Организиращият обществен орган следва да се ангажира публично, че ще отговори или предприеме действия в зависимост от препоръките на участниците навременно.” Национални мерки за разпространение и координация, които могат да осигурят подемането и видимостта на резултатите от националните граждански панели, биха подобрили интегрирането на действията на национално/регионално/местно ниво в по-широкия контекст на конференцията. Това важи особено предвид потенциалното припокриване на сходни дискусии на местно/национално ниво и на ниво ЕС.
Трите европейски институции се ангажират да отговорят на препоръките на участниците съгласно Съвместната декларация: “Окончателните резултати от конференцията ще бъдат отразени в доклад до съвместното председателство. Трите институции незабавно ще проучат възможните ефективни последващи действия по този доклад, като всяка от тях работи в своята сфера на компетентност и в съответствие с Договорите.”
3) Прозрачност
“Процесът на разискване следва да бъде обявен публично преди началото му. Моделът на процеса и всички материали […] трябва навременно да бъдат на разположение на обществеността.” Многоезичната дигитална платформа на конференцията е основното средищно място за свързани с конференцията събития, принос и информацията, като по този начин се осигурява прозрачност. Всички материали следва да бъдат публикувани на многоезичната дигитална платформа, https://futureu.europa.eu/ на която се събира целият принос от европейските граждански панели и пленарните заседания на конференцията, както и други свързани дейности и прояви.
В Съвместната декларация е предвидено, че препоръките от национални и европейски граждански панели ще бъдат обсъдени на пленарно заседание на конференцията. В допълнение към платформата държавите членки могат да използват съществуващи институционални структури на Съюза, за да представят резултатите от национални граждански панели.
4) Приобщаване
“Приобщаването следва да бъде постигнато чрез разглеждане на въпроса как да бъдат включени групи, които не са достатъчно представени.” “Участието следва също така да се насърчава и подкрепя чрез възнаграждение, покриване на разходи и/или предоставяне на средства за полагане на грижи за деца или възрастни хора,” както и чрез предоставяне на необходимата подкрепа и подпомагане. Това важи както за присъствени, така и за онлайн събития. По сходен начин с европейските граждански панели може да се търси преимуществено представителство на млади хора или други групи. Особено внимание следва да се обърне на подходящото снабдяване на панелите с участието на опитни фасилитатори.
5) Представителност
“Участниците трябва да бъдат микрокосмос на широката общественост. Това се постига чрез принципа на случаен избор”, като се осигурява представителство по различен географски произход, пол, възраст, социоикономически фактори и/или образователно ниво в съответната държава/регион, както е посочено и в Съвместната декларация относно европейските граждански панели. При избора на участници трябва да се вземе предвид възможно изключване поради изборни фактори или политически отговорности.
Участниците в един панел са обикновено между 50 и 200 граждани в зависимост от броя на населението на дадена държава членка, регион или област. Трябва да се положат усилия да се достигне до тези, които обикновено на вземат участие в обществени дебати или политически дискусии, напр. като се избере място, до което има лесен достъп.
Организирането на присъствени граждански панели има и доказана добавена стойност от гледна точка на многообразието и качеството на взаимодействието и диалога между участниците. При онлайн дебати следва да се вземе предвид необходимостта от по-чести почивки. Онлайн сесиите може да бъдат разделени на множество сесии.
6) Информация
“Участниците следва да имат достъп до широка гама точни, тематично свързани и достъпни доказателства и експертни познания” относно същината на темата, която ще се обсъжда, за да се осигури възможност за колективно осмисляне. Трябва да бъдат установени ясни процедури, за да се гарантира, че знанията, които се предоставят на гражданите, са адекватни и балансирани. В съответствие с това гражданите следва да имат възможност в рамките на съответния панел да изберат върху кои конкретни теми искат да се съсредоточат, както и вида експертни познания, които са им необходими.
7) Групово разискване
“Участниците трябва да могат да намерят обща основа да приобщят колективните препоръки към обществения орган. Това предполага внимателно и активно изслушване, преценяване и разглеждане на множество гледни точки, всеки участник да има възможност да се изкаже, комбинация от формати, които се редуват като обсъждания и дейности в малки групи и на пленарно заседание, както и умело фасилитиране.” Организаторите трябва да планират улеснени дискусии в пленарно заседание на панела и в по-малки подгрупи с приблизително по 10 души на маса. Подгрупите обсъждат и формулират препоръки, които след това се обсъждат и приемат на пленарно заседание на панела. Фасилитирането трябва да бъде неутрално и умело.
8) Време
“При разискване е необходимо да има адекватно време за участниците да се запознаят с доказателствата и да ги преценят, както и да разработят обосновани препоръки, поради сложността на повечето свързани с политиките проблеми.” Могат да бъдат планирани поне 4 до 6 дни за срещи (напр. два до три уикенда), когато се разглеждат комплексни теми в националния контекст. Като алтернативен вариант може да се проведат няколко децентрализирани граждански панела в една държава членка, като се използва един и същи модел.
9) Интегритет
За да се осигури безпристрастност на процесите, “процесът следва да се води от стоящ близко координиращ екип, който е различен от възлагащия орган.”
10) Лични данни
Националните граждански панели трябва да гарантират поверителността на личните данни на участниците и да осигурят спазване на правилата на ЕС за защита на данните. “Личните данни на участниците трябва да бъдат опазени, за да бъдат участниците защитени от нежелан медиен интерес и тормоз, както и за да бъде съхранена независимостта на участниците, като се гарантира, че не защитават интереси според подкупи или лобизъм от определени групи или активисти.”
11) Оценка
“Участниците следва да направят анонимна оценка на процеса въз основа на обективни критерии (напр. количество и многообразие на предоставената информация, време, посветено на учене, гарантиране на независимост). В началото и края на процеса може да бъде раздаден въпросник за оценка на степента на удовлетворение от процеса и степента на наученото в хода на разискванията в панелите.